Digitale Dokumentenverwaltung –
Paperless-ngx für Ihr Unternehmen
Schluss mit Ordnerchaos und unlesbaren Scans: Basic4web richtet Paperless-ngx für KMU in Kärnten ein – DSGVO-konform, lokal auf Ihrem Server, mit OCR und KI-gestützter Klassifizierung.
Screenshot: Paperless-ngx Weboberfläche (Open Source, MIT-Lizenz) · Klicken zum Vergrößern
Was Paperless-ngx für Sie leistet
Von der automatischen Texterkennung bis zum Mehrbenutzerbetrieb – alles in einer selbst gehosteten Open-Source-Lösung.
OCR & Texterkennung
Paperless-ngx erkennt Text in gescannten Dokumenten automatisch per OCR (Tesseract) – in über 100 Sprachen. Auch reine Bild-PDFs werden vollständig durchsuchbar.
Automatische Klassifizierung per KI
Machine Learning erkennt Muster und weist Dokumenten automatisch Tags, Korrespondenten und Dokumententypen zu – ohne manuelle Eingabe.
Volltextsuche
Finden Sie jedes Dokument sofort. Autocomplete, Relevanzsortierung und Hervorhebung der Fundstellen machen die Suche schnell und präzise.
E-Mail-Import
Dokumente direkt aus Ihrem Posteingang importieren. Regeln definieren, welche Mails verarbeitet werden – danach kann Paperless Nachrichten automatisch archivieren oder löschen.
DSGVO-konform & lokal
Alle Daten liegen auf Ihrem eigenen Server in Kärnten. Keine Cloud-Abhängigkeit, keine Datenübertragung an Dritte – vollständig DSGVO-konform.
Mehrbenutzerbetrieb & Rechte
Robustes Berechtigungssystem: globale Rechte und Berechtigungen auf Dokumentenebene. Ideal für Teams mit unterschiedlichen Zugriffslevels.
Drag & Drop Upload
Dokumente einfach per Drag & Drop hochladen – direkt im Browser, überall in der Oberfläche. Unterstützt PDFs, Bilder, Word, Excel, LibreOffice und mehr.
Dashboard & Workflows
Anpassbares Dashboard mit Statistiken und gespeicherten Ansichten. Workflows steuern die Dokumentenpipeline automatisch – von der Erfassung bis zur Ablage.
Alle gängigen Formate –
ein zentrales Archiv
Paperless-ngx verarbeitet nahezu jeden Dokumententyp. Dateien werden als PDF/A gespeichert – das Langzeitarchivierungsformat für rechtssichere Aufbewahrung. Das Original bleibt dabei immer unverändert erhalten.
- PDF & PDF/A
- Word / Excel / PowerPoint
- LibreOffice-Formate
- Bilder (JPG, PNG, TIFF)
- Plain Text / E-Mails
Ablage auf Wunsch automatisiert
Vom Scan zur Buchung –
vollautomatisch mit n8n & sevDesk
Paperless-ngx ist mehr als ein Archiv: Als intelligente Eingangsstation erkennt es Belege selbstständig und übergibt sie automatisch an Ihre Buchhaltung – ohne manuelles Zutun.
Erfassung
Rechnungen gelangen per E-Mail oder Scanner direkt in Paperless-ngx.
Klassifizierung
Paperless-ngx erkennt selbstständig den Dokumententyp „Rechnung" per KI.
Webhook → n8n
Ein Webhook triggert automatisch den Workflow im Open-Source-Tool n8n.
Übergabe sevDesk
n8n überträgt Original-PDF + Metadaten per API in die Buchhaltungssoftware.
Technische Umsetzung
- n8n-Workflow per Vorlage importieren – kein Programmieraufwand
- Einmalig sevDesk API-Token eintragen – fertig
- Optionales Freigabe-Feld in Paperless-ngx verhindert Fehlübertragungen
- Betrieb als Docker-Container auf Linux-Server – wartungsarm
- Ideal kombinierbar mit Nextcloud, Mailcow & Authentik (Sovereign Cloud)
Basic4web richtet das gesamte Setup ein – von Paperless-ngx und n8n über die sevDesk-API-Anbindung bis zur Docker-Infrastruktur.
GoBD & Revisionssicherheit
Rechtliche Einordnung
Paperless-ngx allein ist in der Standardkonfiguration nicht GoBD-konform, da das nachträgliche Löschen von Dokumenten möglich ist.
In diesem Workflow fungiert Paperless-ngx jedoch nur als intelligente Eingangsstation: Das unveränderte Original-PDF wird direkt an sevDesk weitergereicht – das revisionssichere, führende Buchführungssystem.
Damit sind die strengen Anforderungen an eine ordnungsgemäße und unveränderliche Archivierung erfüllt – sowohl für die GoBD (Deutschland) als auch für analoge steuerrechtliche Vorgaben in Österreich.
Wichtiger Hinweis für Kärntner Unternehmen: Lassen Sie Ihr konkretes Setup von einem Steuerberater bestätigen.
Wo Paperless-ngx in Ihrem Betrieb wirkt
Vom Einpersonenunternehmen bis zum mittelständischen Betrieb in Kärnten – diese Einsatzbereiche bringen sofort Ordnung.
Rechnungen & Buchhaltung
Eingangsrechnungen automatisch erfassen, mit Tags versehen und abrufbar machen – für Steuerberater und interne Kontrolle.
Verträge & Rechtsdokumente
Verträge, Vereinbarungen und Protokolle sicher ablegen und per Volltextsuche sekundenschnell wiederfinden.
Personalakten & HR
Mitarbeiterdokumente DSGVO-konform verwalten mit Berechtigungen auf Dokumentenebene.
Technische Dokumentation
Handbücher, Zertifikate und Wartungsberichte zentral archivieren – per Scanner oder E-Mail-Import.
Behördliche Unterlagen
Bescheide, Genehmigungen und Korrespondenz mit Ämtern strukturiert und auffindbar ablegen.
Kundenkorrespondenz
Alle ein- und ausgehenden Dokumente je Kunde zusammenfassen – mit Suchabfragen nach Korrespondent.
Automatisierte Buchhaltung
Rechnungen per Webhook an n8n übergeben und direkt in sevDesk buchen – vollautomatisch, ohne manuellen Aufwand.
Von der Idee zur
fertigen Dokumentenablage
Wir übernehmen die gesamte technische Einrichtung, Datenmigration und Schulung. Sie müssen sich um nichts kümmern – und bekommen am Ende ein laufendes, wartungsarmes System.
Analyse & Planung
Wir erfassen Ihre vorhandene Dokumentenstruktur, klären Speicherort (eigener Server oder NAS) und definieren Tags, Typen und Korrespondenten.
Installation & Konfiguration
Paperless-ngx wird auf Ihrer Infrastruktur in Kärnten eingerichtet – Docker-basiert, mit Backup-Konzept und sicherer Netzwerkanbindung.
Migration & Import
Bestehende Dokumente werden importiert und mit OCR verarbeitet. Automatische Klassifizierungsregeln werden trainiert und verfeinert.
Schulung & Übergabe
Ihr Team wird eingeschult. Wir dokumentieren die Konfiguration und stehen für laufenden Support und Erweiterungen zur Verfügung.
Infrastruktur-Optionen
z. B. Intel NUC oder Raspberry Pi 5 – stromsparend, immer verfügbar.
Paperless-ngx als Docker-Container auf Ihrer bestehenden NAS.
Integration in bestehende Server-Infrastruktur in Ihrem Netzwerk.
Open Source – keine laufenden Lizenzkosten
Paperless-ngx ist kostenlos. Sie zahlen nur einmalig für Einrichtung und Schulung durch Basic4web.
Thomas Kohlweiss – Ihr Paperless-ngx Experte in Kärnten
Ing. Dipl.-Ing. · Geschäftsführer & Gründer
„Digitale Dokumentenverwaltung muss nicht teuer sein. Paperless-ngx gibt KMU eine professionelle, selbst gehostete Archivlösung – ohne monatliche Abokosten. Ich richte es für Sie ein, erkläre wie es funktioniert, und stehe danach für Fragen und Erweiterungen zur Verfügung."
Paperless-ngx auf Synology DSM 7.2 –
mit Redis & Google Drive Sync
Ihre Synology NAS ist die ideale Plattform für Paperless-ngx: immer erreichbar, stromsparend und vollständig unter Ihrer Kontrolle. Diese Anleitung zeigt die Installation via Container Manager in DSM 7.2.
Installation Schritt für Schritt
Download im Container Manager
Öffnen Sie den Container Manager auf Ihrer Synology und wechseln Sie zum Reiter „Registry". Suchen Sie nach Redis und Paperless-ngx und laden Sie beide Images herunter. Legen Sie vorab den Paperless-Ordner im Docker-Verzeichnis an.
Redis installieren
Im Reiter „Image" wählen Sie das Redis-Image und klicken auf „Run". Die einzige notwendige Anpassung ist im Bereich „Network" – Redis muss im richtigen Netzwerk erreichbar sein.
Paperless-ngx konfigurieren
Starten Sie Paperless-ngx wie Redis, mit diesen wichtigen Einstellungen: Die Redis-IP-Adresse muss die IP-Adresse der Synology sein. UID und GID müssen jene des Docker-Benutzers sein – per SSH (id) ermitteln: SSH im Control Panel aktivieren → SSH-Client verbinden → id eingeben.
Starten & einrichten
Starten Sie zuerst Redis, dann Paperless-ngx. Öffnen Sie die Weboberfläche im Browser unter IP_IHRER_NAS:8000. Loggen Sie sich ein und richten Sie Dokumententypen, Tags und Korrespondenten ein.
Dokumente hochladen & trainieren
Laden Sie erste Dokumente hoch. Die automatische Klassifizierung verbessert sich mit der Zeit – alternativ können Sie manuell Tags vergeben oder eigene Schlüsselwörter hinterlegen.
Google Drive – Cloud-Synchronisierung
Automatisch scannen & einlesen
Google Drive für Android unterstützt automatisches Dokumentenscanning mit Auto-Capture-Funktion. Die synchronisierten Dateien können direkt als Consume-Ordner von Paperless-ngx eingelesen werden.
- 1 „Cloud Sync" über das Synology Package Center installieren
- 2 Mit Ihrem Google Drive-Konto verbinden
- 3 Zielordner in Google Drive auswählen
- 4 Als lokalen Ordner den Consume-Ordner aus der Paperless-Docker-Konfiguration wählen
- 5 Synchronisierung aktivieren – neue Scans landen automatisch in Paperless-ngx
Reverse Proxy: CSRF-Fehler beheben
„CSRF verification failed. Request aborted."
Wer Paperless-ngx hinter einem Reverse Proxy betreibt (z. B. für die Mobile App), muss in den Container-Einstellungen folgende Umgebungsvariable ergänzen:
Diese Variable teilt Paperless-ngx die externe URL mit und verhindert CSRF-Fehler bei Zugriffen über einen Reverse Proxy.
Noch keine NAS vorhanden?
Basic4web berät Sie bei der Auswahl und Einrichtung des passenden NAS-Systems für Ihren Betrieb in Kärnten.
Zum NAS-RatgeberHäufige Fragen zu Paperless-ngx
Was ist Paperless-ngx und wozu brauche ich es?
Paperless-ngx ist ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem, das physische und digitale Dokumente in ein durchsuchbares digitales Archiv verwandelt. Es ersetzt Ordner, Aktenschränke und unstrukturierte Dateiablage durch eine moderne Webanwendung mit OCR, automatischer Klassifizierung und Volltextsuche.
Werden meine Daten in die Cloud hochgeladen?
Nein. Paperless-ngx läuft vollständig auf Ihrer eigenen Infrastruktur – auf einem eigenen Server, einer NAS oder einem lokalen Rechner in Kärnten. Es werden keine Daten an externe Dienste übertragen. Das macht die Lösung vollständig DSGVO-konform.
Welche Dokumente kann Paperless-ngx verarbeiten?
Unterstützt werden PDFs, Bilder (JPG, PNG, TIFF), Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint, LibreOffice), Plain-Text-Dateien und E-Mails. Gescannte Dokumente werden per OCR vollständig durchsuchbar gemacht.
Was kostet die Einrichtung bei Basic4web?
Die Einrichtung von Paperless-ngx ist Teil unserer KI-Digitalisierungsberatung. Nach einer kostenlosen Erstberatung (30–60 Min.) erhalten Sie ein individuelles Angebot. Typische Projekte (Installation, Erstkonfiguration, Schulung) liegen zwischen 800 und 2.500 €, je nach Umfang und vorhandener Infrastruktur.
Brauche ich einen eigenen Server für Paperless-ngx?
Empfohlen wird ein kleiner lokaler Server oder eine NAS (z. B. Synology, QNAP). Paperless-ngx läuft ressourcenschonend als Docker-Container und funktioniert auch auf vorhandener Hardware. Basic4web berät Sie bei der optimalen Infrastrukturlösung.
Kann Paperless-ngx in meine bestehenden Prozesse integriert werden?
Ja. Paperless-ngx bietet eine REST-API und lässt sich mit Scan-Apps, E-Mail-Clients und Workflows (z. B. n8n, Zapier) verknüpfen. Für eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden IT-Systeme unterstützt Sie Basic4web.
Ist Paperless-ngx GoBD-konform und für die österreichische Buchhaltung geeignet?
Paperless-ngx allein erfüllt in der Standardkonfiguration nicht die GoBD-Anforderungen, da Dokumente nachträglich gelöscht werden können. Im kombinierten Workflow mit n8n und sevDesk übernimmt Paperless-ngx jedoch nur die Rolle der intelligenten Eingangsstation: Das unveränderte Original-PDF wird direkt an sevDesk (das revisionssichere, führende Buchführungssystem) weitergeleitet. Damit sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße und unveränderliche Archivierung erfüllt – sowohl nach GoBD als auch nach analogen österreichischen Vorgaben (BAO, UGB). Lassen Sie Ihr konkretes Setup vom Steuerberater bestätigen.
Was ist der langfristige Plan für Paperless-ngx?
Paperless-ngx gilt als weitgehend „feature-complete". Es ist ein community-getriebenes Projekt, dessen Weiterentwicklung von der Gemeinschaft gesteuert wird. Neue Funktionen können über GitHub-Diskussionen eingereicht und von der Community bewertet werden – eine Garantie für die Umsetzung gibt es jedoch nicht. Das Projekt ist jederzeit offen für Beiträge in Form von Pull Requests und Ideen.
Wo liegen meine Dokumente, wenn ich Docker verwende?
Standardmäßig werden Dokumente im Docker-Volume „paperless_media" gespeichert. Docker verwaltet dieses Volume automatisch und persistent – es bleibt erhalten, bis es explizit gelöscht wird. Auf Linux-Systemen liegt das Volume typischerweise unter /var/lib/docker/volumes/paperless_media/_data. Wichtig: Diesen Ordner nicht manuell verändern, keine Berechtigungen anpassen und keine Dateien von Hand verschieben – die Verwaltung erfolgt ausschließlich über Docker und Paperless.
Kann ich Paperless-ngx verlassen und zu einem anderen System wechseln?
Ja. Dokumente werden als normale Dateien im Medienordner gespeichert und können jederzeit exportiert werden. Paperless-ngx verändert niemals die Originaldokumente und prüft deren Integrität regelmäßig per Prüfsumme. Standardmäßig werden Dateien mit ihrer internen ID benannt – über die Dateinamenkonfiguration lässt sich das anpassen. Der eingebaute Exporter ermöglicht zudem einen strukturierten Export mit lesbaren Dateinamen.
Welche Dateiformate unterstützt Paperless-ngx?
Unterstützt werden: PDF-Dokumente, PNG-, JPEG-, TIFF-, GIF- und WebP-Bilder (alle mit OCR zu PDF verarbeitet), Plain-Text-Dateien sowie – mit optionaler Apache-Tika-Integration – Office-Formate wie .docx, .doc, .odt, .ppt, .pptx, .odp, .xls, .xlsx und .ods. Die Dateierkennung erfolgt anhand des Dateiinhalts, nicht der Dateiendung.
Kann Paperless-ngx auf einer Synology NAS installiert werden?
Ja. Paperless-ngx läuft hervorragend auf Synology-NAS-Geräten mit DSM 7.2 über den Container Manager als Docker-Container. Benötigt werden die Images für Redis und Paperless-ngx aus der Container-Manager-Registry. Die Redis-IP muss auf die NAS-IP zeigen; UID und GID des Docker-Benutzers sind per SSH (Befehl: id) zu ermitteln. Für den Zugriff via Reverse Proxy (z. B. Mobile App) ist die Umgebungsvariable PAPERLESS_URL auf die externe Domain zu setzen. Für den automatischen Dokumentenimport lässt sich Google Drive per Cloud-Sync-App mit dem Consume-Ordner verbinden.
Läuft Paperless-ngx auf einem Raspberry Pi?
Ja, Paperless-ngx läuft auf dem Raspberry Pi (getestet ab Modell 3 B). OCR und rechenintensive Aufgaben laufen auf dem Pi deutlich langsamer. Empfehlung: Dokumente vor dem Import bereits per OCR vorverarbeiten, damit Paperless den Text direkt übernehmen kann. Docker-Images für arm64 sind verfügbar – die Installation erfolgt wie gewohnt per Docker Compose.
Paperless-ngx einrichten lassen – kostenlose Erstberatung
Wir analysieren Ihre Dokumentenprozesse und zeigen, wie Paperless-ngx bei Ihnen im Betrieb aussehen würde. Kostenlose Erstberatung – persönlich, aus Kärnten.